|
Het vinden van een gepaste vergaderruimte voor je overleg is soms lastig. Toch is het belangrijk dat je stilstaat bij alle factoren die een vergaderruimte maken of breken. De locatie is bijvoorbeeld een belangrijke factor. Zo ligt vergaderruimte Utrecht cs dicht bij een centraal station, wat de bereikbaarheid aanzienlijk vergroot. Naast bereikbaarheid met het OV, is ook de parkeergelegenheid een factor die je niet mag vergeten. Deelnemers vinden het belangrijk om hun auto op een veilige, goedkope plek te parkeren wanneer ze naar het overleg komen. Wanneer je de locatie hebt gekozen, is het tijd de juiste ruimte te vinden. Zorg dat deelnemers de ruimte kunnen vindenWanneer de werkplek gevuld is met verschillende vergaderruimtes, is dat verwarrend voor de deelnemers die op zoek zijn naar de ruimte. Als mensen onderweg verdwalen, kunnen ze te laat komen en anderen vertragen. Het zal ze ook zenuwachtig maken en dit zorgt voor afleiding tijdens het overleg. Regel bijvoorbeeld bewegwijzering in het gebouw om de deelnemers naar de juiste ruimte te leiden. Ook een medewerker van het pand kan de taak krijgen om deelnemers naar de ruimte te begeleiden. Dit laat de deelnemers ook meteen welkom voelen op de locatie, wat ze in een goede mindset brengt voor het overleg dat volgt. Hou rekening met de groepsgrootteEen plek als vergaderlocatie Utrecht is gevuld met verschillende soorten vergaderruimtes. Sommige hebben fauteuils, banken en kleine tafels voor comfortabele 1 op 1 gesprekken. Anderen belichamen misschien een meer formele sfeer, met langere tafels en leren stoelen. Het is belangrijk dat de vergaderruimtes in het pand er anders uitzien, zodat ze verschillende doeleinden kunnen dienen. Het is net zo belangrijk om hiermee rekening te houden wanneer je ze boekt: sommige kamers kunnen comfortabel plaats bieden aan vier personen, terwijl andere ruim genoeg zijn voor meer dan tien personen. Controleer vooraf goed of de ruimte aansluit op de groepsgrootte.
Hou rekening met afleidingHet is leuk om mensen te horen lachen en praten op kantoor of in vergaderruimtes. Het toont een sterke werkcultuur en teambinding. Maar als het gedurende een lange periode gebeurt, leidt dit af wanneer je in een overleg zit. Hou rekening met geluid dat buiten de vergaderruimte plaatsvindt. Iets eenvoudigs als de deur helemaal dichtdoen, kan echt helpen. Zorg er ook voor dat het volumeniveau van externe mensen die op het scherm praten redelijk is en niet te luid. Locaties die zich alleen lenen voor vergaderingen houden doorgaans rekening met de verplaatsing van geluid. De ruimtes zijn vaak voorzien van geluiddichte ramen en deuren, waardoor je elkaar niet stoort.
|
